POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, AVISO DE PRIVACIDAD Y AUTORIZACIÓN – ESLUMI
VERÓNICA DEL POZO, persona natural identificada cédula No. 1.127.576.353, con domicilio en la ciudad de Medellín, Colombia, quien opera la plataforma tecnológica Eslumi, disponible en el sitio web www.eslumi.co (en adelante, “ESLUMI”), ha adoptado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para ser aplicada en el manejo de la información personal que trate en desarrollo de su actividad, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
PRESENTACIÓN
Eslumi ha instituido, dentro de esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, las reglas y principios necesarios para brindar protección al Titular de los datos que se tratan en desarrollo de la actividad de Eslumi, con miras a garantizar sus derechos a partir de la implementación de las medidas necesarias y efectivas para cumplir las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Este documento contiene las directrices generales que Eslumi tiene en cuenta para tratar los datos personales que recolecta, almacena, usa, circula o suprime, y constituye una obligación para toda persona que, en virtud de su relación con Eslumi (colaboradores, contratistas o proveedores tecnológicos), tenga acceso o relación con datos personales tratados por Eslumi.
I. DESTINATARIOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Esta política se ha establecido para otorgar protección a todas las personas naturales cuyos datos personales sean tratados por Eslumi, ya sea que actúe en calidad de Responsable o de Encargado del Tratamiento.
I.I. TIPO DE INFORMACIÓN RECOLECTADA Y ALMACENADA
Eslumi realiza tratamiento de los siguientes datos personales:
De los Usuarios: nombre, número de teléfono y correo electrónico, suministrados al momento de reservar una Sesión.
De los Profesionales: nombre, número de teléfono, correo electrónico y número de documento de identidad suministrados al momento de su registro en la Plataforma.
Dato relativo al tipo de Sesión agendada: cuando el Usuario reserva una Sesión con un Profesional cuya actividad sea la psicología, la terapia u otras disciplinas afines a la salud mental, el solo hecho de la reserva revela información relacionada con la salud del Titular. Esta información se trata como Dato Sensible, en los términos del numeral VII de esta política, y exige la autorización reforzada del Titular.
Notas privadas del Profesional: cuando el Profesional utiliza la funcionalidad de la Plataforma para tomar notas privadas sobre sus propios Usuarios, dicha información se almacena en la infraestructura de Eslumi, pero Eslumi no accede a su contenido, no lo usa para ningún fin ni lo comparte con terceros. El Profesional es el único Responsable del Tratamiento de dicha información.
Eslumi no recolecta ni almacena directamente datos de medios de pago (número de tarjeta, fecha de vencimiento, código de seguridad). Dicha información es capturada y tratada exclusivamente por Wompi S.A.S., la Pasarela de Pagos, conforme a sus propias políticas de tratamiento de datos y de seguridad de la información, y bajo la cuenta individual de cada Profesional.
II. DISPOSICIONES NORMATIVAS
El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia protege los derechos a la intimidad, al buen nombre y al hábeas data. La ley estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los Titulares. Dicha ley fue reglamentada por el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, que definió aspectos puntuales frente a la recolección de datos personales, el contenido de la política de privacidad y el Registro Nacional de Bases de Datos, entre otros.
III. DEFINICIONES
Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deben tenerse en cuenta los siguientes conceptos:
AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
CONSULTA: Solicitud del Titular, o de las personas autorizadas por éste o por la ley, para conocer la información que reposa sobre él en las bases de datos de Eslumi.
RECLAMO: Solicitud del Titular, o de las personas autorizadas por éste o por la ley, para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales, o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica que decide sobre la recolección y los fines del tratamiento de los datos personales.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
SUBENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta de un Encargado del tratamiento.
INCIDENTE DE SEGURIDAD: Cualquier evento que comprometa o pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales, incluyendo el acceso no autorizado, la divulgación, alteración, pérdida o destrucción de datos, accidental o intencional.
TITULAR DEL DATO: La persona natural cuyos datos son objeto del Tratamiento.
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión de dicha información.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado, físico o digital, de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS: Envío de datos personales que realiza el Responsable o Encargado desde Colombia a un destinatario que será un Responsable ubicado fuera del país, cuya operación esté cobijada por una declaración de conformidad de la Superintendencia de Industria y Comercio o por una causal de excepción del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS: Envío de datos personales que realiza el Responsable desde Colombia a un destinatario que será un Encargado ubicado fuera del país, cuya operación esté cobijada por un contrato de transmisión de datos en los términos del artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015.
NNA: Niños, niñas y adolescentes, es decir, los menores de 18 años.
DATO PERSONAL: Cualquier información que directa o indirectamente se refiera a una persona natural y permita identificarla. Se clasifica en:
Dato personal sensible: aquel que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Dato personal privado: es el dato que, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para su Titular.
Dato personal semiprivado: es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento puede interesar no solo a su Titular sino a un sector de personas o a la sociedad en general.
Dato personal público: es el dato calificado como tal por la ley o la Constitución, o el que no sea privado, semiprivado o sensible.
IV. OBLIGACIONES
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para Eslumi, así como para todo tercero que, sin actuar en nombre de Eslumi, trate o se relacione con datos personales por disposición de esta en calidad de Encargado o Subencargado. Cualquier incumplimiento de las obligaciones aquí contenidas podrá reportarse a través del correo electrónico dispuesto para PQR, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.
V. RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS EN ESLUMI
Dado que Eslumi es operado por una persona natural, la definición, implementación, actualización y atención de la presente Política, así como la atención del ejercicio de los derechos de los Titulares, son asumidas directamente por Verónica del Pozo, quien podrá delegar su ejecución operativa en el personal, colaboradores o contratistas que designe para tal efecto, sin que ello lo exima de su responsabilidad como Responsable del Tratamiento.
VI. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD DEL MISMO
Eslumi realiza el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión) de los datos personales para las siguientes finalidades:
Gestionar el registro de Profesionales y el agendamiento, confirmación y modificación de las Sesiones reservadas por los Usuarios.
Compartir con el Profesional correspondiente el nombre, teléfono y correo electrónico del Usuario, para la gestión de la Cita y, en el caso de Profesionales con Plan Pro, para el envío de recordatorios automáticos.
Habilitar el cobro de la Sesión a través de la Pasarela de Pagos, sin que Eslumi reciba, administre o tenga acceso a dichos recursos ni a los datos del medio de pago.
Generar el enlace de videollamada a través de Google Meet o Zoom, según la herramienta de videollamada que el Profesional conecte, y sincronizar la disponibilidad del Profesional mediante Google Calendar.
Gestionar la suscripción del Profesional al Plan de Suscripción contratado y su facturación.
Atender las peticiones, quejas y reclamos (PQR) formulados por los Titulares.
Dar cumplimiento a obligaciones legales, contables y tributarias aplicables a Eslumi.
Realizar estudios estadísticos internos sobre el uso de la Plataforma, con fines de mejora del servicio.
Enviar comunicaciones informativas sobre novedades del Servicio Eslumi, salvo que el Titular manifieste su oposición.
VII. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
VII.I. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Los datos personales solo se podrán recoger y someter a tratamiento cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos frente a las finalidades para las que se hayan obtenido. No podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las cuales fueron recogidos. Si los datos resultaran inexactos o incompletos, serán actualizados o corregidos a solicitud del Titular.
Autorización para el tratamiento de datos sensibles: cuando se trate de la recolección de Datos Sensibles (incluyendo el dato relativo a la salud derivado de la reserva de una Sesión con un Profesional de la salud mental), se cumplirán los siguientes requisitos:
La autorización será explícita y previa a la recolección del dato, o a más tardar, concomitante con ella.
Se informará al Titular, de manera expresa, que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información, salvo que exista un deber legal o contractual que así lo exija.
Para su almacenamiento, transmisión y/o transferencia se utilizarán mecanismos de seguridad especial, tales como cifrado de bases de datos, registro de control de accesos y copias de seguridad.
Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA): cuando el Usuario sea menor de edad, la autorización deberá ser otorgada por quien esté facultado para representarlo, garantizando su derecho a ser escuchado y valorando su opinión conforme a su madurez y autonomía. El tratamiento respetará en todo caso el interés superior del menor.
VII.II. PRINCIPIOS DE FINALIDAD, TEMPORALIDAD Y NO DISCRIMINACIÓN
Los datos personales se procesarán con un propósito específico y explícito, informado previamente al Titular. Se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir dicha finalidad y las exigencias legales aplicables. Queda prohibido cualquier acto de discriminación basado en la información recaudada.
VII.III. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD
La información objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos o que induzcan a error.
VII.IV. PRINCIPIOS DE SEGURIDAD, TRANSPARENCIA, ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA
Eslumi implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. El Titular podrá obtener en cualquier momento información sobre la existencia de datos que le conciernan. El acceso a los datos personales se restringe al Titular, a las personas autorizadas por este y a quienes cuenten con mandato legal u orden judicial. Los datos personales, salvo los de naturaleza pública, no estarán disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o a terceros autorizados.
VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Eslumi está comprometida con respetar y garantizar los siguientes derechos de los Titulares:
Acceder, en forma gratuita, a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Ser informado sobre el uso que Eslumi ha dado a sus datos personales.
Presentar consultas y reclamos conforme al procedimiento señalado en esta política.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que imponga su permanencia en la base de datos.
Estos derechos podrán ejercerse por el propio Titular (acreditando su identidad), por sus causahabientes, por su representante o apoderado (previa acreditación), o, en el caso de NNA, por quienes estén facultados para representarlos.
IX. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS COMO TITULAR
Para la atención del ejercicio de los derechos de los Titulares y la gestión de peticiones, consultas, quejas y reclamos (PQR) relacionadas con datos personales, Eslumi dispone del siguiente canal de comunicación:
Correo electrónico: eslumicontacto@gmail.com
X. TÉRMINOS DE RESPUESTA
Consultas: Eslumi dará respuesta dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla en dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha de respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles adicionales (Art. 14, Ley 1581 de 2012).
Reclamos: Eslumi dará respuesta dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente al recibo del reclamo. Cuando no fuere posible atenderlo en dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha de respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles adicionales (Art. 15, Ley 1581 de 2012). Mientras dure el trámite, la base de datos registrará la leyenda “reclamo en trámite”.
En caso de que el Titular desee elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, deberá haber agotado previamente el trámite de consulta o reclamo ante Eslumi conforme a lo aquí indicado.
XI. DEBERES DE ESLUMI
XI.I. DEBERES RESPECTO DEL TITULAR DEL DATO
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta política.
XI.II. DEBERES DE CALIDAD, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad establecidos en esta política.
Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Implementar las políticas y procedimientos necesarios para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
XI.III. DEBERES CUANDO ESLUMI TRATA DATOS A TRAVÉS DE UN ENCARGADO O SUBENCARGADO
Eslumi utiliza proveedores tecnológicos de terceros para la prestación del Servicio Eslumi, en particular Wompi S.A.S. (procesamiento de pagos, bajo la cuenta individual de cada Profesional) y Google LLC (Google Calendar y Google Meet, para la sincronización de agenda y generación de enlaces de videollamada), Zoom Video Communications, Inc. (videollamadas, cuando el Profesional utilice esta herramienta) y Supabase Inc. (almacenamiento e infraestructura de bases de datos). Frente a dichos proveedores, Eslumi:
Suministrará únicamente los datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado conforme a la ley.
Exigirá, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Verificará que el proveedor ofrezca garantías adecuadas para el tratamiento de los datos personales que le sean suministrados.
XI.IV. DEBERES RESPECTO DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
Informar oportunamente las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y las novedades en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Inscribir las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), únicamente en caso de resultar obligada a ello conforme al Decreto 1074 de 2015 (esto es, si supera el umbral de activos totales previsto en la norma para personas naturales o jurídicas), y mantener dicho registro actualizado.
XI.V. DEBERES CUANDO ESLUMI OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
En su relación con cada Profesional, Eslumi trata por cuenta de este los datos de contacto (nombre, teléfono y correo electrónico) de sus propios clientes o pacientes que reservan Sesiones a través de la Plataforma. En dicha relación, el Profesional actúa como Responsable del Tratamiento y Eslumi como Encargado del Tratamiento. Las condiciones específicas de esta relación, incluyendo el alcance, las instrucciones autorizadas y las medidas de seguridad, se encuentran reguladas en el Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos suscrito entre Eslumi y cada Profesional, el cual hace parte integral de los Términos y Condiciones de Suscripción para Profesionales. En dicha calidad, Eslumi se obliga, entre otros, a: garantizar al Titular el pleno ejercicio del derecho de hábeas data; conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas; tramitar las consultas y reclamos que le sean remitidos por el Profesional; y abstenerse de dar a los datos un uso distinto al autorizado por el Profesional. En particular, Eslumi almacena, pero no accede, usa, revisa ni comparte con terceros el contenido de las notas privadas que el Profesional registre sobre sus propios Usuarios, información de la cual el Profesional es el único Responsable del Tratamiento.
XII. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS
En desarrollo de las funcionalidades de sincronización de agenda y generación de enlaces de videollamada, Eslumi podrá transmitir datos personales a Google o Zoom, según la herramienta de videollamada que el Profesional conecte, y sus filiales, ubicadas fuera de Colombia. Dicha transmisión se realizará dando cumplimiento a los mecanismos previstos en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015 (según corresponda: autorización expresa del Titular, cláusulas contractuales con el proveedor, o cualquier otra causal de excepción aplicable). Asimismo, la infraestructura de almacenamiento y bases de datos de la Plataforma es prestada por Supabase Inc., cuyos servidores pueden ubicarse fuera de Colombia, bajo los mismos mecanismos de cumplimiento previstos en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
XIII. NIVELES Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
Eslumi ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas orientadas a garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales que trata, entre ellas: (i) control de acceso a la información con perfiles diferenciados según el principio de necesidad de conocer; (ii) cifrado de datos en tránsito y en reposo; (iii) copias de seguridad periódicas; (iv) acuerdos de confidencialidad con colaboradores y contratistas que tengan acceso a datos personales; y (v) procedimientos de respuesta ante incidentes de seguridad. Eslumi revisará y actualizará estas medidas de forma periódica.
XIV. INCIDENTES DE SEGURIDAD Y VIOLACIONES DE DATOS PERSONALES
En caso de presentarse un incidente de seguridad que pueda comprometer los datos personales de los Titulares, Eslumi: (i) activará de inmediato las medidas de contención necesarias para limitar el alcance del incidente; (ii) levantará un registro con fecha, descripción, datos afectados, causas probables y medidas adoptadas; (iii) cuando el incidente represente un riesgo alto para los derechos de los Titulares afectados, los notificará a través de los canales habilitados en esta política, sin dilación indebida; y (iv) analizará el incidente para adoptar medidas correctivas que prevengan su recurrencia.
XV. COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE RASTREO
El sitio web y la Plataforma de Eslumi pueden utilizar cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario y analizar el comportamiento de navegación. Las cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento del sitio no requieren consentimiento previo, aunque se informa su existencia; las cookies analíticas o de personalización solo se activarán con el consentimiento del Titular. Al ingresar por primera vez al sitio, el Titular podrá aceptar o rechazar las cookies no esenciales, y podrá modificar sus preferencias en cualquier momento a través de la configuración de su navegador.
XVI. AVISO DE PRIVACIDAD
Para todos los efectos legales, Verónica del Pozo, con domicilio en la ciudad de Medellín, responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de Eslumi, informa que: (i) los datos personales serán tratados para las finalidades descritas en el numeral VI de esta política; (ii) el Titular tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información, así como a revocar la autorización otorgada, en los términos del numeral VIII; (iii) la atención de dichas solicitudes se realizará a través del correo Eslumicontacto@gmail.com; y (iv) el texto completo de la Política de Tratamiento de Datos Personales se encuentra disponible en www.eslumi.co.
XVII. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Al registrarse en la Plataforma o al reservar una Sesión, el Titular manifiesta lo siguiente:
“Declaro que he leído y entendido la Política de Tratamiento de Datos Personales de Eslumi, y autorizo de manera previa, expresa e informada a Verónica del Pozo para recolectar, almacenar, usar, circular, transmitir y suprimir mis datos personales, conforme a las finalidades descritas en dicha política.”
Cuando la Sesión reservada corresponda a un Profesional cuya actividad sea la psicología, la terapia u otra disciplina afín a la salud mental, el Titular adicionalmente declara: “Entiendo que el tipo de Sesión que reservo constituye un Dato Sensible relacionado con mi salud, que no estoy obligado a autorizar su tratamiento, y que, no obstante, autorizo expresamente dicho tratamiento para los fines propios de la prestación del Servicio Eslumi.”
La autorización aquí descrita podrá ser revocada en cualquier momento por el Titular, a través de los canales dispuestos en el numeral IX de esta política, sin perjuicio de las obligaciones legales o contractuales que puedan subsistir.
XVIII. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Eslumi, cuando actúe como Responsable, conservará en sus bases de datos la información personal recolectada mientras continúe desarrollando la actividad que constituye su objeto. Cuando actúe como Encargado, la vigencia de los datos tratados estará determinada por las instrucciones del respectivo Profesional (Responsable). Lo anterior, sin perjuicio del ejercicio de los derechos de supresión que asistan al Titular o de una orden legal, administrativa o judicial en contrario.
XIX. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA
En caso de cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, Eslumi lo comunicará de forma oportuna a los Titulares, con una antelación mínima de diez (10) días calendario a su entrada en vigencia, a través de la Plataforma o de los canales de contacto registrados. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, se solicitará al Titular una nueva autorización.